Datenschutz

1. Wer verantwortlich ist

bilderimkopf concepts GbR
vertreten durch Lena Bannasch
Luisenstraße 1
31141 Hildesheim
Deutschland

Telefon: Nummer anzeigen
E-Mail: E-Mail anzeigen

Die Verarbeitung erfolgt nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

2. Hosting

Diese Website läuft bei der Sliplane GmbH, c/o ECOSIA, Gerichtstraße 23, 13347 Berlin. Die Server stellt die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Serverstandort ist Deutschland. Für Sicherungskopien setzt Sliplane weitere Dienstleister ein. Welche das sind und wo sie sitzen, ist im Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Sliplane geregelt.

Auf dem Server liegen die Website selbst und die Daten, die du uns über Formulare oder die Terminbuchung schickst. Mit Sliplane besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und zuverlässige Website.

Die Domains bilderimkopf-concepts.de und studio-l3.de sind bei der Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv 6350671, Israel, registriert. Wix sorgt nur dafür, dass die Adressen auf unseren Server zeigen. Die Website selbst läuft nicht bei Wix. Für Israel gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. studio-l3.de leitet automatisch auf bilderimkopf-concepts.de weiter.

3. Server-Logfiles und Schutz vor Missbrauch

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Daten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs
• aufgerufene Seite und Referrer-URL
• Browser und Betriebssystem

Das brauchen wir für Betrieb, Stabilität und Sicherheit der Website. Wir selbst werten diese Logfiles nicht aus. Wie lange sie beim Hoster gespeichert bleiben, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Damit unsere Formulare nicht mit Spam geflutet werden, merkt sich der Server die IP-Adresse beim Absenden eines Formulars für höchstens zehn Minuten im Arbeitsspeicher und zählt, wie oft von ihr gesendet wurde. Gespeichert wird sie dabei nicht. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Keine Cookies, kein Tracking

Beim normalen Besuch setzt diese Website keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner. Schriften und Bilder liegen direkt auf unserem Server, beim Laden der Seite werden keine Daten an Dritte übertragen.

Ausnahmen gibt es nur dort, wo du dich anmeldest: Öffnest du deine Kundengalerie oder meldest dich in deinem Kundenkonto an, setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das sich die Freischaltung merkt (siehe 11). Dasselbe gilt für unseren geschützten Verwaltungsbereich, in dem nur wir selbst arbeiten. Diese Cookies sind für die Funktion nötig und brauchen keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Wer die Website nur ansieht, bekommt nie ein Cookie.

Links zu Instagram oder anderen Seiten sind einfache Links. Erst wenn du sie anklickst, gelten die Datenschutzregeln der jeweiligen Seite.

5. Kontakt per E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Wenn du uns schreibst, anrufst oder das Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir deine Angaben, um deine Anfrage zu beantworten: zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und deine Nachricht.

Formulardaten werden in einer Datenbank auf unserem Server in Deutschland gespeichert und uns zusätzlich per E-Mail über unser Mailkonto (siehe Punkt 9) weitergeleitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Angebot oder einen Auftrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Einwilligungserklärungen für Fotos

Über unsere Einwilligungsformulare erfassen wir Name, Kontaktdaten, Adresse, Unternehmen, deine Unterschrift und gegebenenfalls hochgeladene Dateien wie Einwilligungen von Mitarbeitenden oder ein Firmenlogo. Diese Daten speichern wir auf unserem eigenen Server, um die Nutzungsrechte an den Aufnahmen nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine kurze Nachricht reicht.

7. Terminbuchung

Für Termine nutzen wir ein eigenes Buchungstool auf unserem Server, keinen externen Anbieter. Wir verarbeiten deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, optional Telefon und Unternehmen sowie deine Nachricht und den gebuchten Termin. Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail mit Kalenderdatei. Den Termin tragen wir in unseren Kalender bei Google ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Damit keine Termine doppelt vergeben werden, liest das Buchungstool außerdem aus diesem Kalender, wann wir schon belegt sind. Dabei werden nur Zeiten abgefragt, keine Daten von dir an Google geschickt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Buchungsdaten löscht das System automatisch 30 Tage nach dem Termin. Wird aus dem Gespräch ein Auftrag, übernehmen wir nur das, was wir für Angebot und Rechnung brauchen.

8. Videocalls

Für Online-Gespräche nutzen wir Zoom (Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, San Jose, CA 95113, USA). Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Verbindungsdaten und die Inhalte des Gesprächs verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Übermittlung in die USA stützt sich der Anbieter auf das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise Standardvertragsklauseln.

9. E-Mail-Kommunikation

Unsere E-Mails laufen über Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland), gebucht über Wix. Das gilt auch für Nachrichten aus dem Kontaktformular, Bestätigungen der Terminbuchung und Mails zu deiner Galerie, die wir aus unserem Verwaltungsbereich verschicken. Dabei werden Absender- und Empfängerdaten, Inhalte und technische Metadaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

10. KI-gestützte Werkzeuge

Bei der Bearbeitung von Projekten, Texten, Bildern und Anfragen setzen wir auch KI-gestützte Werkzeuge ein, zum Beispiel Anthropic Claude (Team), Adobe Photoshop und Lightroom sowie Canva. Personenbezogene Daten verarbeiten wir dort nur bei Anbietern, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und die die Daten nicht zum Training ihrer KI verwenden. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise von Standardvertragsklauseln. Zugangsdaten und Passwörter geben wir nie in KI-Werkzeuge ein.

11. Kundengalerien

Auswahlgalerien betreiben wir selbst auf unserem Server in Deutschland. Dort speichern wir die Vorschaubilder und die fertigen Bilder zum Download, Name und E-Mail-Adresse der Kundin oder des Kunden, deine Auswahl (Ja, Vielleicht, Nein), Notizen zu einzelnen Bildern und einen optionalen Kommentar. Zum Öffnen einer passwortgeschützten Galerie setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das sich die Freischaltung merkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fertige Bilder stehen vier Wochen zum Download bereit. Danach löschen wir alle Bilder der Galerie automatisch von unserem Server. Name, E-Mail-Adresse und Auswahl bleiben bis zum Abschluss des Auftrags gespeichert und werden danach im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Geöffnet wird eine Galerie mit E-Mail-Adresse und Galerie-Code. Wer möchte, kann freiwillig ein Kundenkonto anlegen. Dafür speichern wir E-Mail-Adresse, Vorname und das Passwort (nur verschlüsselt als Hash) sowie ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie. Das Konto löschen wir auf Wunsch jederzeit. Damit das Titelbild deiner Galerie in unserer Mail an dich angezeigt werden kann, ist dieses eine Bild über den geheimen Galerie-Link auch ohne Code abrufbar. Alle anderen Bilder bleiben geschützt.

Für einige Aufträge, die schon vor unseren eigenen Galerien begonnen haben, nutzen wir für Freigaben und Downloads noch Picflow der Nusign AG, Schöneggstrasse 5, 8004 Zürich, Schweiz. Die Bilder und Galerien liegen auf Servern in Irland, also in der EU. Für die Schweiz gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, dort ist der Datenschutz also auf EU-Niveau anerkannt. Mit Picflow besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Bilddaten und projektbezogene Informationen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Unsere Kundenübersicht

Damit wir den Überblick behalten, führen wir in unserem Verwaltungsbereich eine interne Kundenübersicht. Sie fasst zusammen, was du uns über die Website geschickt hast (Kontaktformular, Fragebogen, Einwilligungen), gebuchte Termine und deine Galerien. Dazu kommen ein Bearbeitungsstand und interne Notizen zu deinem Projekt. Die Übersicht liegt auf unserem Server in Deutschland, nur wir haben Zugriff. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um deinen Auftrag oder deine Anfrage geht, sonst unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Kundenbetreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kommt es nicht zu einem Auftrag, löschen wir deine Daten spätestens nach einem Jahr.

13. Weitergabe an Dritte

Wir geben deine Daten nur weiter, wenn das gesetzlich erlaubt ist oder du eingewilligt hast, zum Beispiel an Hosting- und Kommunikationsdienstleister oder Steuerberatung. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, sind über Verträge zur Auftragsverarbeitung gebunden. Verkauft oder für Werbung weitergegeben werden deine Daten nie.

Freelancer: Für einzelne Projekte arbeiten wir mit freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen, zum Beispiel für Shooting-Assistenz, Visagistik, Text oder Programmierung. Sie erhalten nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe brauchen, etwa Name, Termin, Projektinhalte oder Bilder. Sie arbeiten weisungsgebunden, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO an uns gebunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Wie lange wir speichern

So lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen, zum Beispiel sechs bis zehn Jahre für Rechnungen. Danach löschen wir.

15. Deine Rechte

• Auskunft darüber, welche Daten wir von dir haben
• Berichtigung falscher Daten
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Schreib uns einfach. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen in Hannover.

16. Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Du erkennst sie am Schloss in der Adresszeile deines Browsers.

17. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtlich, technisch oder bei unseren Angeboten etwas ändert.

Stand: 25. Oktober 2026